系統總覽
這是大師兄餐飲集團的內部後勤系統,目前上線的模組包含 合約管理、模組權限、AI 解析匯入,後續會陸續加入人資、採購、損益表等功能。
登入與身份
使用 @masterspicy.com 公司 Email 登入,權限分三級:admin(可讀寫所有資料、可改權限)、editor(可讀寫自己有權限的模組)、viewer(只能檢視、不能修改)。
資料儲存方式
合約檔案(PDF)存在 OneDrive,合約欄位資料和權限設定存在 Google Sheets。系統本身只是操作介面,所以即使系統暫時壞掉、資料都還在 Sheet 和 OneDrive 裡面不會掉。
遇到問題
如果畫面空白、按鈕沒反應,先按 Ctrl+Shift+R(Windows)或 ⌘+Shift+R(Mac)強制重新整理。如果還是不行,看「疑難排解」章節。
合約管理
集中管理集團 26+ 門市的所有合約(租約、食材採購、服務合約等),支援版本控制、到期提醒、費用條件查詢。
新增合約
兩種方式:
- 手動新增:合約庫頁面按「新增合約」,填寫基本資料和費用條件。
- AI 解析匯入:上傳 PDF 由 AI 自動擷取欄位(詳見「AI 解析匯入」章節)。
合約狀態
每份合約有兩個狀態欄位:
- 簽約進度:條件洽談中 → 老闆審核中 → 已簽約 → 已結案
- 到期狀態:系統根據合約結束日自動判斷為「有效中」、「30 天內到期」、「已到期」
到期提醒
合約管理選單下的「到期提醒」頁,自動列出 30 天內和 90 天內到期的合約,點進去可以直接進合約詳情準備續約。
軟刪除
合約刪除後不會真的消失,會進「已刪除」頁面、Google Sheet 上標記為 DELETED,隨時可以還原。
合約比對
把兩份合約的費用條件並排比較,快速看出差異在哪,用在續約談判、店對店比對、新舊版本對照。
怎麼用
- 進「合約管理 / 合約比對」頁
- 選 A 合約、B 合約
- 按「開始比對」→ 出現並排表格
- 右上「📄 輸出 PDF 給老闆」可以列印出紙本版
比對結果顏色
- 綠色「一樣」:兩份合約這個費用條件完全相同
- 黃色「不一樣」:金額、單位或稅別有差異
- 藍色「僅 A 有」:只有 A 合約有這個費用項、B 沒有
- 粉色「僅 B 有」:只有 B 合約有這個費用項、A 沒有
比對邏輯說明
系統會忽略寫法順序和空格差異(例如「350 元/坪 共 7,280 元/月」和「7,280 元/月 每坪 350 元」會判為一樣),但單位差異不會忽略(例如「2,500 元/月/台」和「2,500 元/月」會判為不一樣、因為一個有「每台」一個沒寫、實質意義可能不同、值得人工確認)。
列印版視覺強化
按「📄 輸出 PDF 給老闆」後,列印預覽會把差異行用亮橙背景 + 左邊粗橙色條醒目標示,讓老闆一眼看到哪些地方變了,不會漏掉。
AI 解析匯入
上傳合約 PDF,AI 自動擷取合約名稱、甲乙方、期間、費用條件等欄位,省下一個個手動輸入的時間。
怎麼用
- 進「合約管理 / AI 解析匯入」頁
- 拖曳 PDF 或按「選擇檔案」(單檔上限 40 MB)
- 按「開始解析」,等 AI 處理(通常 10~30 秒)
- 檢查擷取結果,有錯的地方可以手動修正
- 確認無誤 → 儲存,合約就進系統了
AI 會自動抓什麼
- 合約名稱、甲方、乙方
- 對應門市、合約類型
- 起訖日期(民國年會自動轉西元)
- 版本號、條件表或正式合約
- 所有費用條件(租金、押金、管理費、抽成等)
- 費用的金額、單位、稅別(含稅/未稅/另加稅)
AI 解析不是 100% 準確
AI 會盡量正確擷取,但合約格式千奇百怪,偶爾會漏抓或抓錯。儲存前一定要檢查一次,特別是金額、日期、甲乙方這幾個關鍵欄位。
解析失敗怎麼辦
看「疑難排解」章節的「AI 解析失敗」。
模組權限
控制每個使用者可以看到哪些模組、可以做到哪種程度(只讀 / 編輯 / 管理員)。只有 admin 可以改權限。
權限層級
- inherit(跟隨預設):按使用者本身的身份權限決定、不做額外設定
- viewer(檢視):只能看、不能改
- editor(編輯):可以新增、修改、刪除
- admin(管理員):編輯 + 可以改其他人的權限
怎麼用
- 進「設定 / 模組權限」
- 表格每一列是一個使用者、每一欄是一個模組
- 點下拉選單改權限
- 改完按「儲存」,系統會把權限寫回 Google Sheet
- F5 重整頁面確認設定有保留
生效時機
權限變更會在該使用者下次登入時生效。如果使用者當下已登入、他需要登出再登入才會看到新權限。
疑難排解
畫面空白、按鈕沒反應
Ctrl+Shift+R 強制重新整理。99% 會解決。如果還是不行,可能是 Cloudflare 部署中、等 1~2 分鐘再試。
AI 解析失敗(422 錯誤)
最常見原因是 Google Gemini AI 伺服器暫時塞車(回傳 503)。等 5~10 分鐘再按一次「開始解析」通常就好了。如果連續 30 分鐘都失敗,可能是當月額度用完或合約 PDF 本身格式有問題,反映給 IT。
模組權限存不了(405 錯誤)
通常是後端版本還沒更新到支援儲存,反映給 IT 檢查部署狀態。
合約比對結果怪怪的
如果兩筆金額明明一樣卻被判「不一樣」,可能是單位寫法差異(例如其中一份用「每坪」另一份用「/坪」)或藏有特殊字元。先確認兩邊文字,如果確實一樣還被判差異,反映給 IT 附上截圖。
我找不到某個功能
左上角「搜尋合約 / 員工 / 單號」可以快速找合約。或用 Ctrl+K 快捷鍵。
資料不見了
本系統的資料都在 Google Sheet 上,即使系統壞了資料還在。聯絡 IT 從 Sheet 直接找資料。
